MANUEL D’AIDE PLATAFORME VOYAGE VIRTUEL COSTA BRAVA ET PYRÉNÉES DE GIRONA

Les réunions dureront 15 minutes et pourront avoir lieu les 25 et 26 mars. La première fois que vous accéderez à la plateforme, un écran s’affichera où vous devrez sélectionner les plages horaires dont vous disposez pour ce work-shop.

Vous pourrez modifier votre disponibilité à tout moment depuis l’onglet One to One.

Depuis la plateforme web, vous accédez à la configuration du profil au moyen du lien suivant https://events.costabrava.org/voyagevirtuel2021#/fr/profile/edit. Vous pouvez aussi le faire depuis la page d’accueil, en cliquant sur le bouton de configuration qui se trouve en haut de la barre de navigation latérale.

Remplissez votre profil et n’oubliez pas de sauvegarder les modifications.

Le 25 mars, de 11h15 à 12h15 et de 14h à 18h, et le 26 mars de 9h à 12h, se tiendront les réunions entre les agences françaises et les entreprises touristiques de notre destination, par vidéoconférence. Rappelez-vous de sélectionner votre disponibilité horaire pour les réunions.

Comment programmer et gérér vos réunions?

Allez à l’onglet One to One et sélectionnez l’option « New Meeting » pour afficher toutes les agences et/ou entreprises avec lesquelles vos disponibilités horaires coïncident en vue d’une réunion. Sélectionnez le participant avec lequel vous souhaitez vous réunir pour obtenir davantage d’informations et demandez-lui une réunion avec « Request Meeting ».

Le rendezvous sera automatiquement pris.

Vous pouvez également programmer des réunions en consultant les participants à l’onglet « Visiteurs » ou « Exposants » et solliciter une réunion en cliquant sur bouton « Request Meeting »

Depuis ce même onglet One to One, vous pouvez consulter les réunions qui vous ont été assignées, mais aussi annuler les demandes reçues d’autres participants.

IMPORTANT: Le processus de programmation prend fin le mercredi 24 mars.

RECOMMANDATION: Pour avoir plus de chances de vous réunir avec les entreprises qui vous
intéressent, nous vous recommandons de remplir votre agenda de réunions dès que vous
aurez accès à la plateforme. Plus vous tarderez, moins les franges de réunion disponibles chez
les participants seront nombreuses.

CONDITIONS REQUISES ET RECOMMANDATIONS: 

Les réunions One to One par vidéo-conférence s’effectueront sur la plateforme Web et il faudra donc disposer d’un ordinateur équipé d’une caméra et d’un micro. Il est recommandé d’utiliser Google Chrome pour accéder à la plateforme Web et tenir les réunions par vidéo-conférence, surtout si on souhaite partager l’écran avec d’autres utilisateurs ; en effet, avec d’autres navigateurs, et en fonction de la version, il arrive que l’on rencontre des problèmes.

FONCTIONNEMENT DES VIDÉO-CONFÉRENCES: 

Le jour de l’événement, le bouton « Join Meeting » s’affichera près des réunions confirmées.

Ce bouton sera fonctionnel mais l’appel vidéo ne pourra être lancé que 2 minutes avant la date / heure fixée. Dans tous les cas, si vous êtes en retard à la réunion, vous pourrez en revanche y accéder durant la plage horaire programmée.

NOUS VOUS RECOMMANDONS de cocher l’option « Fenêtre flottante » : ainsi, la réunion débutera dans une fenêtre plus grande, autrement dit la plus recommandée pour partager ou visionner des présentations.

Si vous initiez la séance sur écran flottant, un écran semblable à celui figurant ci-après s’affichera, et vous devrez y accepter les autorisations d’accès à la caméra et au microphone, puis lancer la réunion en cliquant sur le bouton « JOIN ».

Si vous ne cochez pas l’option Fenêtre flottante, la vidéo-conférence débutera immédiatement sous le rendez-vous. Dans tous les cas, le temps de réunion restant s’affichera toujours.

Lorsque la vidéo-conférence démarre, un bouton permettant de partager l’écran est disponible au menu latéral.

Si vous cliquez sur ce bouton, vous aurez la possibilité de partager tout l’écran ou un document en particulier.

Nous vous recommandons de partager tout l’écran, mais vous pouvez également choisir une fenêtre en particulier.

Lorsque le temps est écoulé, la vidéo-conférence se ferme automatiquement pour permettre de passer à la réunion suivante.

Lorsque l’événement a commencé, on peut accéder au streaming en direct par le biais de
différents liens:

Depuis le banner de la page d’accueil:

Depuis l’agenda donnant accès aux différentes séances de l’événement:

CONDITIONS REQUISES

Téléchargez l’application de Zoom dans votre ordinateur et créer un code utilisateur
avec le courriel d’inscription à l’événement. https://zoom.us/signup.

Ayez sous la main votre Kit interactif + un ouvre-bouteille et un verre de vin.

FONCTIONNEMENT DE LA DYNAMIQUE NETWORKING

La dynamique de networking met à contribution Zoom, mais vous pouvez accéder directement
depuis la plateforme Web de la journée à l’onglet « Agenda ».

Une fois dans la session « Dynamique networking », le lien direct à la session de Zoom s’ouvrira dans un nouvel onglet de votre navigateur.

Quand vous aurez accédé à Zoom, le modérateur vous guidera à travers les différentes activités de groupe qui seront réalisées.